Blog
Ile naprawdę kosztuje obsługa zamówień w małym sklepie internetowym
· aktualizacja · Zespół Osnovii, sprzedawcy z 1500 zamówień miesięcznie
Pan Mirek sprzedaje przynęty wędkarskie. Woblery, gumy, zestawy haczyków. Ma sklep internetowy i konto na Allegro, razem około 300 zamówień miesięcznie. Pracuje sam, czasem pomaga mu żona przy pakowaniu. Kiedy pytamy go, ile kosztuje go obsługa zamówień, odpowiada: „Nic, przecież robię to sam”.
To najczęstsza odpowiedź i najczęstszy błąd. Policzmy to razem, krok po kroku. Liczby o cenach systemów są z publicznych cenników (stan na październik 2026, netto, sprawdź u dostawcy). Liczby o czasie są szacunkiem: podajemy założenia, żebyś mógł podstawić własne.
Koszt 1: abonament systemu do obsługi zamówień
Przy 300 zamówieniach miesięcznie Pan Mirek wypada z darmowego planu BaseLinkera (limit 100 zamówień). Oto, co zapłaci w popularnych systemach:
| System | Plan dla 300 zamówień | Cena netto / mies. | Rocznie |
|---|---|---|---|
| BaseLinker | Business (279 zł + 300 × 0,99 zł) | 576 zł | 6 912 zł |
| Apilo | Basic (do 500 zamówień) | 199 zł | 2388 zł (roczny z rabatem 10 %: ok. 2149 zł) |
| Sellasist | Professional (do 500 zamówień) | 189 zł | 2268 zł |
| Osnovia OMS | bez planów, bez limitów zamówień | 0 zł | 0 zł |
Źródła: base.com, apilo.com, sellasist.pl.
Dwa do trzech tysięcy złotych rocznie to dla sklepu z przynętami realne pieniądze. To mniej więcej zapas towaru na jeden dobry sezon albo kilka miesięcy reklam na Allegro. Ale, jak zaraz zobaczysz, abonament jest w tym rachunku najmniejszą pozycją.
Koszt 2: czas na ręczne przepisywanie
Pan Mirek przez pierwszy rok obsługiwał zamówienia bez żadnego systemu. Allegro osobno, sklep osobno, panel kuriera osobno, program do faktur osobno. Spróbujmy odtworzyć, co robił przy jednym zamówieniu.
Założenia (szacunek, podstaw swoje):
- sprawdzenie, czy zamówienie jest opłacone, i odnalezienie go w drugim panelu: ok. 1 minuta,
- przepisanie adresu do panelu kuriera i wygenerowanie etykiety: ok. 2 minuty,
- wystawienie faktury lub paragonu w osobnym programie: ok. 2 minuty,
- zmiana statusu, wpisanie numeru przesyłki, wiadomość do kupującego: ok. 1 minuta.
Razem około 6 minut na zamówienie. Przy 300 zamówieniach to 1800 minut, czyli 30 godzin miesięcznie. Prawie cztery pełne dni pracy, w których Pan Mirek nie kupuje towaru, nie robi zdjęć, nie odpowiada na pytania klientów i nie łowi.
Jak wycenić te godziny? Jeśli przyjmiesz skromne 50 zł za godzinę własnej pracy (założenie, nie fakt), to 1500 zł miesięcznie. Ponad pięć razy więcej niż najdroższy abonament z tabeli powyżej.
Z systemem do obsługi zamówień większość tych kroków dzieje się sama. Zamówienie z Allegro i ze sklepu ląduje na jednej liście. Etykiety drukują się seryjnie, faktury wystawiają się z danych zamówienia, numer przesyłki wraca do kupującego bez przepisywania. Zostaje kontrola i pakowanie. Szacujemy, że z pracy „przy komputerze” zostaje około 1 minuty na zamówienie, czyli 5 godzin miesięcznie. Oszczędność: około 25 godzin.
Koszt 3: błędy adresowe
Każdy ręcznie przepisany adres to szansa na literówkę. Załóżmy ostrożnie 1 błąd na 100 przepisanych adresów. Przy 300 zamówieniach to 3 paczki miesięcznie, które wracają albo jadą do sąsiedniego miasta.
Co kosztuje jeden taki błąd?
- zwrot paczki do nadawcy (często płatny),
- ponowna wysyłka (druga etykieta),
- pół godziny na kontakt z klientem i kurierem,
- czasem utracony klient i negatywny komentarz na Allegro.
Jeśli jedna przesyłka kosztuje Cię, powiedzmy, 15 zł (załóżmy), to sam transport w tę i z powrotem to 30 zł razy 3, czyli 90 zł miesięcznie. Dolicz półtorej godziny pracy. Dolicz ryzyko komentarza, którego nie da się wycenić.
Gdy adres jest kopiowany z zamówienia prosto na etykietę, ten rodzaj błędu znika. Zostają błędy klientów, których żaden system nie wyłapie, ale to już mniejszy problem.
Koszt 4: etykiety
Pan Mirek nadaje przez DPD, bo ma umowę od kilku lat. Codziennie loguje się do panelu kuriera i tworzy etykiety jedna po drugiej. To część tych 2 minut z punktu drugiego, ale warto ją wyodrębnić, bo tu najczęściej zdarzają się dwie rzeczy: zła waga paczki (dopłata na fakturze od kuriera) i brak numeru przesyłki w zamówieniu na Allegro (pytania „gdzie moja paczka?”).
System do obsługi zamówień pozwala przypisać gabaryt do produktu, dzięki czemu waga jest zawsze taka sama dla takiego samego zestawu. Numer przesyłki wraca na Allegro automatycznie. Zyskujesz nie tylko czas, ale i spokój na infolinii.
Koszt 5: faktury i KSeF
Od 2026 roku faktury między firmami w Polsce idą przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek wchodził etapami: najpierw najwięksi, od kwietnia 2026 pozostałe firmy, a najmniejsi podatnicy mają termin na początek 2027. Sprawdź, który termin dotyczy Ciebie. Niezależnie od etapu kierunek jest jeden: faktura wystawiona ręcznie w Wordzie przestaje być opcją.
Dla Pana Mirka to oznacza, że każda faktura dla firmy (sklep wędkarski, który kupuje u niego hurtem, albo kupujący na Allegro Biznes) musi trafić do KSeF i dostać numer KSeF. Ręcznie: wystawić, wysłać, poczekać na numer, dopisać. Z systemem: faktura powstaje z zamówienia, wysyła się do KSeF, numer wraca sam, a klient dostaje PDF. Zero przepisywania.
Jeśli Pan Mirek sprzedaje też za granicę, na przykład przez sklep do Niemiec, dochodzi OSS, czyli rozliczanie VAT według kraju kupującego. To osobny temat, ale ten sam wniosek: im mniej ręcznych kroków, tym mniej błędów w deklaracji.
Co da się zautomatyzować i ile to daje
Podsumujmy rachunek Pana Mirka. Wszystkie liczby o czasie to szacunki oparte na założeniach powyżej.
| Pozycja | Ręcznie | Z systemem | Różnica |
|---|---|---|---|
| Praca przy zamówieniach | ok. 30 h / mies. | ok. 5 h / mies. | ok. 25 h |
| Błędy adresowe | ok. 3 / mies. | bliskie zeru | 90 zł + 1,5 h |
| Faktury i KSeF | ręcznie, każda osobno | automatycznie z zamówienia | kilka godzin |
| Numery przesyłek na Allegro | wpisywane ręcznie | automatycznie | mniej pytań od klientów |
| Abonament systemu | 0 zł | 189 do 576 zł lub 0 zł w Osnovii | zależy od wyboru |
Konkretnie, co automatyzuje system do obsługi zamówień:
- Zbieranie zamówień z Allegro, sklepu i innych kanałów na jedną listę, ze statusem płatności.
- Etykiety kurierskie seryjnie, z gabarytem przypisanym do produktu, bez przepisywania adresu.
- Numer przesyłki odsyłany do kanału sprzedaży i do klienta.
- Faktury i paragony z danych zamówienia, z wysyłką do KSeF.
- Wiadomości do klientów przy zmianie statusu: opłacone, wysłane, w drodze.
- Stany magazynowe wspólne dla wszystkich kanałów, żeby nie sprzedać ostatniej sztuki dwa razy.
Przy 300 zamówieniach miesięcznie te sześć punktów to różnica między pracą na pół etatu przy komputerze a jednym spokojnym kwadransem rano i jednym po południu.
Dlaczego Osnovia OMS jest za darmo
W tym miejscu zwykle pada pytanie: skoro to wszystko jest tyle warte, dlaczego Osnovia OMS nie kosztuje nic?
Krótka odpowiedź: bo zarabiamy na dodatkach, nie na Twoim obrocie.
Dłuższa odpowiedź. Jesteśmy zespołem z Elbląga, a Osnovię prowadzi spółka APOLLO15 sp. z o.o. Zbudowaliśmy własny system MES i OMS dla firmy meblowej, która obsługuje około 1500 zamówień miesięcznie z 7 kanałów. Podstawowa obsługa zamówień, etykiety, faktury, KSeF, OSS i automatyzacje są w nim od dawna gotowe i działają. Udostępnienie tego mniejszym sklepom nie kosztuje nas tyle, żeby brać za to abonament. Hostujemy system sami, dane trzymamy w Finlandii.
Płatne są tylko dodatki, których BaseLinker nie ma, na przykład asystent AI do odpowiadania na pytania klientów czy opisów produktów. Jeśli ich nie chcesz, nie płacisz nic. Na zawsze.
Zasada, której się trzymamy: nie bierzemy procentu od Twojej sprzedaży i nie jesteśmy cichym wspólnikiem. Twój obrót to Twoja sprawa. Jeśli urośniesz dziesięciokrotnie, Osnovia OMS dalej będzie kosztować zero.
Dla porządku: dziś obsługujemy Allegro, własny sklep, Empik, Erli, Kaufland, Otto i Temu, a z kurierów DPD i DHL. Amazon i eBay są w przygotowaniu. Jeśli sprzedajesz głównie tam, poczekaj na informację od nas, zanim zaplanujesz przejście.
Co z tego wynika dla Pana Mirka
Obsługa zamówień „za darmo, bo sam” kosztuje go około 30 godzin miesięcznie plus błędy, których nie liczy. Każdy system z tabeli zwróci się w pierwszym miesiącu, licząc tylko czas. Pytanie nie brzmi więc „czy system”, tylko „który i na jakich warunkach”.
Zamknięta beta Osnovia OMS rusza zimą 2026/27. Jeśli chcesz dostać jedną wiadomość, gdy ruszymy, zapisz się na listę oczekujących.