Blog
Etykieta w 10 sekund: automatyzacja etykiet DPD i DHL
· Zespół Osnovii, sprzedawcy z 1500 zamówień miesięcznie
Automatyzacja etykiet DPD i DHL to najprostsza rzecz, jaką możesz zrobić, żeby odzyskać godzinę dziennie. Nie wymaga programisty ani zmiany kuriera. Wymaga umowy, którą już masz, danych dostępowych od opiekuna i jednej reguły w systemie. W tym tekście pokazujemy, jak wygląda dzień bez automatyzacji i z nią, jakie reguły ustawiamy u siebie i co zrobić, gdy Twoim kurierem jest InPost.
Czas w przykładach to szacunek z naszych obserwacji, podajemy założenia. Informacje o dostępie do API kurierów pochodzą z publicznych instrukcji integracji i są podlinkowane w źródłach. Jeśli coś nie zgadza się z Twoją umową, sprawdź u operatora.
Dzień bez automatyzacji
Jest 9:00. Masz 40 zamówień z nocy: Allegro, sklep, Kaufland. Otwierasz panel Allegro, kopiujesz adres, przechodzisz do panelu DPD, wklejasz, wybierasz usługę, wpisujesz wagę, generujesz etykietę, drukujesz. Wracasz do Allegro, wpisujesz numer przesyłki, zmieniasz status. Następne.
Przy 2 minutach na etykietę (szacunek) 40 zamówień to 80 minut. Do tego błędy: w jednym adresie zgubił się numer mieszkania, w innym wpisałeś 2 kg zamiast 12 kg i kurier dopisze różnicę na fakturze. Po południu druga tura, bo klienci płacą cały dzień. Wieczorem protokół nadania, czyli lista paczek do podpisu dla kuriera, składana ręcznie z dwóch paneli.
W tym dniu naprawdę potrzebne są dwie rzeczy: pakowanie i kontrola. Reszta to przepisywanie.
Co potrzebujesz od kuriera
Umowa z kurierem jest Twoja, niezależna od systemu. Do automatyzacji potrzebujesz tylko danych dostępowych do API, które kurier wydaje swoim klientom biznesowym. Z publicznych instrukcji integracji wynika, co konkretnie trzeba zdobyć.
| Kurier | Co dostajesz | Od kogo | Co umożliwia API |
|---|---|---|---|
| DPD Polska | login, hasło i numer MasterFID | od opiekuna klienta DPD; DPD pisze: „potrzebujesz dostępu do API, skontaktuj się z nami” | etykiety, zamówienie kuriera, protokół; pełny zakres sprawdź u operatora |
| DHL Parcel (DHL24) | login, hasło i numer SAP | od opiekuna handlowego DHL | przesyłki, etykiety, etykiety zwrotne, zamówienie kuriera, śledzenie (WebAPI 2.0) |
Trzy uwagi praktyczne:
- Jeśli nie masz jeszcze umowy, zacznij od niej. Dostęp do API dostają klienci z umową, nie osoby nadające pojedyncze paczki na stronie kuriera.
- Poproś opiekuna o dostęp do API od razu przy podpisywaniu umowy. To oszczędza tydzień korespondencji.
- Jeśli nadajesz przez brokera, na przykład Furgonetkę, to osobna integracja i dane od brokera, nie od kuriera. Osnovia OMS obsługuje dziś DPD i DHL bezpośrednio, na Twojej umowie.
Dzień z automatyzacją
Ta sama godzina 9:00 i te same 40 zamówień. System pobrał je w nocy. Dla każdego opłaconego zamówienia reguła utworzyła etykietę i fakturę. Ty klikasz „drukuj wszystko”, drukarka wypluwa 40 etykiet w kolejności listy, a numery nadania są już na Allegro, w sklepie i na Kaufland. Idziesz pakować.
Jak wygląda reguła? Każda automatyzacja w Osnovia OMS składa się z trzech części: zdarzenie, warunek, akcja. Oto reguły, które sprawdziły się u nas.
Reguła 1: standardowa paczka krajowa. Zdarzenie: zamówienie opłacone. Warunek: kanał Allegro, kraj Polska, waga z produktów w limicie paczki. Akcja: etykieta DPD, faktura, status „gotowe do wysyłki”.
Reguła 2: paczka do Niemiec. Zdarzenie: zamówienie opłacone. Warunek: kraj Niemcy. Akcja: etykieta DHL, faktura ze stawką VAT kraju konsumenta.
Reguła 3: zwrot. Zdarzenie: klient zgłosił zwrot. Warunek: kanał, na którym zwrot jest na nasz koszt. Akcja: etykieta zwrotna DHL wysłana do klienta, status „oczekuje na zwrot”.
Reguła 4: coś jest nie tak. Zdarzenie: zamówienie opłacone. Warunek: brak numeru domu, brak telefonu albo kod pocztowy w złym formacie. Akcja: nie twórz etykiety, oznacz do sprawdzenia, powiadom.
Ostatnia reguła jest najważniejsza. Automatyzacja nie polega na tym, że system robi wszystko. Polega na tym, że system robi rzeczy oczywiste, a Ty widzisz tylko wyjątki.
Masowe etykiety i protokół dnia
Dwie funkcje, które w praktyce dają najwięcej czasu.
Masowe etykiety
Zaznaczasz zamówienia na liście (albo ustawiasz filtr: opłacone, bez etykiety), klikasz jeden przycisk i dostajesz jeden plik PDF z etykietami w kolejności listy. Jeśli pakujesz według tej samej listy, etykieta i paczka trafiają na siebie bez szukania. Przy 40 paczkach to różnica między 80 minutami a 2 minutami przy komputerze (szacunek). Pojedynczą etykietę nadal możesz wygenerować z karty zamówienia, gdy trzeba coś poprawić ręcznie.
Protokół dnia
Kurier, który odbiera paczki, chce dokument z listą przesyłek. System tworzy protokół dla DPD i DHL ze wszystkich etykiet danego dnia, osobno dla każdego kuriera. Drukujesz, kurier podpisuje, masz dowód nadania. Bez składania listy ręcznie z dwóch paneli.
Ile czasu to daje
Policzmy na przykładzie sklepu z 40 paczkami dziennie i 22 dniami wysyłkowymi w miesiącu. Wszystkie liczby to szacunek z założeń powyżej (2 minuty na etykietę ręcznie, 2 minuty na całą serię z automatyzacją).
| Ręcznie | Z automatyzacją | |
|---|---|---|
| Etykiety dziennie | ok. 80 min | ok. 2 min plus wyjątki |
| Protokół dnia | ok. 10 min | wydruk, poniżej minuty |
| Numery nadania na kanałach | wpisywane ręcznie | automatycznie |
| Miesięcznie | ok. 33 h | ok. 1 do 2 h |
Trzydzieści godzin miesięcznie to prawie cztery dni pracy. Dla jednoosobowego sklepu to różnica między „nie mam czasu na nic” a popołudniem na zdjęcia produktów albo rozmowę z hurtownią.
Błędy adresowe: jak je łapać, zanim wyjedzie paczka
Przy ręcznym przepisywaniu literówki są nieuniknione. Z automatyzacją adres jest kopiowany z zamówienia prosto na etykietę, więc zostają tylko błędy klientów. Te też da się ograniczyć.
- Walidacja przed etykietą. Kod pocztowy w formacie kraju, obecność numeru domu, numer telefonu w formacie kuriera. Zamówienia bez tych danych lądują na liście „do sprawdzenia”, a nie na etykiecie.
- Gabaryt przypisany do produktu. Waga i wymiary są w karcie produktu, więc ta sama komoda ma zawsze tę samą wagę na etykiecie. Koniec z dopłatami za źle wpisaną wagę.
- Jeden adres nadawcy na kanał. Jeśli nadajesz z dwóch miejsc, system wie, które zamówienie idzie skąd.
- Numer nadania wraca do kanału automatycznie. Klient widzi go w Allegro czy na Kaufland, więc nie pisze „gdzie moja paczka”.
W tekście o kosztach obsługi zamówień policzyliśmy, że jeden błąd adresowy to łatwo 30 zł transportu i pół godziny pracy. Przy jednym błędzie na sto adresów (szacunek) to 3 paczki miesięcznie dla sklepu z 300 zamówieniami. Automatyzacja sprowadza błędy z przepisywania do zera.
Co z InPostem
Pytanie, które słyszymy najczęściej. Integracja z InPostem jest w przygotowaniu. Nie podajemy daty, bo wolimy nie obiecywać terminów, których nie jesteśmy pewni.
Co to znaczy dla Ciebie:
- Jeśli InPost to Twój dodatkowy kurier (paczkomaty dla części klientów), możesz zacząć z DPD i DHL, a InPost dołączyć, gdy będzie gotowy.
- Jeśli InPost to Twój główny kurier, poczekaj. Napisz nam o tym przy zapisie na listę, bo kolejność integracji ustalamy według tego, czego ludzie potrzebują.
Podobnie z GLS. Aktualny stan integracji jest na stronie Osnovia OMS, a w porównaniu piszemy wprost, kto dziś obsłuży Cię lepiej, jeśli nadajesz innym kurierem.
Lista kontrolna wdrożenia automatyzacji etykiet
- Umowa z DPD lub DHL i dane dostępowe do API od opiekuna.
- Produkty z wagą i wymiarami (gabaryt) w kartach produktów.
- Adres nadawcy i domyślna usługa dla każdego kuriera.
- Reguła „opłacone, więc etykieta i faktura” dla najczęstszego przypadku.
- Reguła „coś jest nie tak” dla braków w adresie.
- Jeden dzień próbny: etykiety z systemu równolegle ze starym sposobem, porównanie.
- Protokół dnia wydrukowany przed przyjazdem kuriera.
- Po tygodniu: przegląd listy „do sprawdzenia” i doprecyzowanie warunków.
Jeśli przechodzisz z BaseLinkera lub Apilo, Twoje dane kurierskie są te same. Wpisujesz je raz, a migracja przenosi zamówienia i produkty. Osnovia OMS nie ma abonamentu ani limitu etykiet. Dlaczego, tłumaczymy na stronie dlaczego za darmo.
Zamknięta beta rusza zimą 2026/27. Zapisz się, a wyślemy jedną wiadomość, gdy ruszymy.
Zapisz się na listę oczekujących
Źródła
- Shoper, instrukcja integracji z DPD (dane dostępowe: login, MasterFID, hasło od opiekuna DPD): shoper.pl/learn/artykul/aplikacja-integracja-dpd.
- Shoper, instrukcja integracji z DHL (dane dostępowe: login, hasło, numer SAP od opiekuna handlowego DHL): shoper.pl/learn/artykul/aplikacja-integracja-dhl.
- DPD Polska, rozwiązania IT dla firm (dostęp do API przez kontakt z DPD): dpd.com/pl/pl/oferta-dla-firm/rozwiazania-it-dpd-polska.
- DHL24 WebAPI 2.0, opis usług (przesyłki, etykiety, etykiety zwrotne, zamówienie kuriera, śledzenie): dhl24.com.pl/webapi2.
- Założenia czasowe i koszt błędu adresowego: Ile naprawdę kosztuje obsługa zamówień.