Blog

KSeF dla sprzedawcy na Allegro: daty, faktury, checklista

18 października 2026 · Zespół Osnovii, sprzedawcy z 1500 zamówień miesięcznie

Jeśli wpisujesz w wyszukiwarkę „KSeF Allegro”, masz pewnie w głowie dwa pytania. Czy ja też muszę, i co z setkami zamówień od zwykłych klientów, którzy żadnej faktury nie chcą. Odpowiadamy po kolei, językiem właściciela sklepu, nie prawnika. Stan prawny opisujemy na 17 października 2026 według stron Ministerstwa Finansów. Ostatnie słowo zawsze ma Twój księgowy.

Kto i od kiedy: trzy daty

Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma, przez którą faktury między firmami przechodzą w jednym ustalonym formacie. Ustawa rozłożyła obowiązek na trzy etapy.

Od kiedy	Kogo dotyczy	Co to znaczy dla Ciebie
1 lutego 2026	firmy, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł	oni wystawiają w KSeF; od tej daty każdy podatnik, także Ty, odbiera faktury przez KSeF
1 kwietnia 2026	wszyscy pozostali podatnicy	wystawiasz w KSeF, chyba że miesięczna sprzedaż na fakturach objętych obowiązkiem nie przekracza 10 000 zł brutto
1 stycznia 2027	najmniejsi, do 10 000 zł brutto fakturowanej sprzedaży miesięcznie	koniec wyjątku, w KSeF wystawiają wszyscy

Próg 10 000 zł wymaga dwóch uwag. Liczy się brutto i tylko faktury objęte obowiązkiem, czyli w praktyce faktury dla firm. Faktury dla konsumentów, paragony i paragony z NIP do 450 zł do limitu nie wchodzą. Druga uwaga: jeśli w jakimś miesiącu przekroczysz 10 000 zł, to już faktura, którą przekraczasz limit, i wszystkie następne muszą iść przez KSeF. Decyduje data wystawienia, nie data sprzedaży.

Przykład, nie reguła: sklep ma 400 zamówień miesięcznie, z czego 30 z NIP po średnio 150 zł. To 4500 zł brutto, poniżej progu. Wystarczy jedno zamówienie hurtowe za 8000 zł od firmy i w tym miesiącu wchodzisz w KSeF. Na stałe, bo kolejnych faktur dla firm nie wystawisz już po staremu. Dlatego większość sprzedawców z Allegro, nawet małych, lepiej zrobi, przygotowując się na 1 kwietnia 2026, a nie na 2027.

Odbiór faktur działa od 1 lutego 2026 dla wszystkich. Faktury za Twoje koszty, na przykład od kurierów czy innych dużych dostawców, mogą już przychodzić do KSeF, a nie na maila. Konto Twojej firmy w KSeF istnieje automatycznie na podstawie NIP, trzeba się tylko uwierzytelnić (certyfikat KSeF lub token) i dać dostęp księgowemu.

Co z fakturami dla konsumentów

To najczęstsze pytanie i odpowiedź jest dobra. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności są wyłączone z obowiązku. Ministerstwo pisze wprost: zarówno przed 1 lutego 2026, jak i po tej dacie wystawianie faktur B2C w KSeF jest dobrowolne. Jeśli klient z Allegro nie zaznaczył, że chce faktury, i nie podał NIP, nic się dla Ciebie nie zmienia. Jeśli zaznaczył, ale kupował jako konsument, dostaje zwykłą fakturę w PDF jak dotąd.

Możesz te faktury wysyłać do KSeF dobrowolnie, dla porządku w jednym miejscu. Wtedy konsument musi dostać wizualizację z kodem QR, bo sam do systemu nie zajrzy. Do końca 2026 poza KSeF mogą też zostać paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone) i faktury wystawiane przez kasy fiskalne. Czy w ogóle potrzebujesz kasy przy sprzedaży wysyłkowej z zapłatą na konto, to osobny temat. Sprawdź u swojego księgowego.

Czy Allegro coś za Ciebie zrobi

Nie. Allegro nie wystawia faktur w imieniu sprzedawcy i nigdy tego nie robiło. Kupujący w koszyku zaznacza „Chcę otrzymać fakturę” i podaje dane, w zakupie firmowym także NIP. Te dane trafiają do zamówienia, a fakturę wystawiasz Ty. W komunikacie z 12 lutego 2026 Allegro napisało, że zmiana „nie wymaga od Ciebie żadnych dodatkowych działań” na koncie Allegro. Kupujący firma znajdzie fakturę na swoim koncie w KSeF, ale nadal warto dołączyć PDF do zamówienia, bo kupujący szuka go w „Moich zakupach”, nie w systemie ministerstwa.

Dwie pułapki. Pierwsza: kupujący prosi o fakturę z NIP po zapłacie, choć kupował jako konsument. Czy i jak możesz ją wystawić, zależy od tego, jak udokumentowałeś sprzedaż; nie zgaduj, zapytaj księgowego. Druga: faktury, które Allegro wystawia Tobie za prowizje i usługi, mają własne zasady. Allegro prowadzi osobne FAQ o KSeF dla sprzedawców i podaje w nim, że faktury za dany miesiąc udostępnia do 15. dnia następnego miesiąca.

Inne marketplace’y działają podobnie: Empik, Erli czy Kaufland przekazują dane kupującego, a fakturę wystawiasz Ty w swoim systemie. Przy sprzedaży zagranicznej do konsumentów KSeF Cię nie dotyczy, bo to też sprzedaż B2C, za to dotyczy Cię OSS, o którym piszemy w osobnym tekście.

Jak to wygląda w praktyce w systemie do zamówień

Jeśli masz system do obsługi zamówień, KSeF powinien być dla Ciebie niewidoczny. Tak działa to w Osnovia OMS i tak powinno działać w każdym porządnym narzędziu.

Zamówienie z Allegro wpada do systemu razem z danymi do faktury. Jeśli jest NIP, system wie, że to faktura dla firmy.
Po opłaceniu automatyzacja wystawia fakturę. Faktura z NIP idzie do KSeF automatycznie, bez klikania.
KSeF nadaje numer. System zapisuje go przy fakturze i przy zamówieniu.
Na PDF pojawia się numer KSeF i kod QR. Taki PDF wysyłasz kupującemu jak dotąd: mailem albo jako załącznik do zamówienia w Allegro.
Faktury dla konsumentów zostają zwykłymi PDF-ami. Jeśli chcesz, włączasz dla nich wysyłkę do KSeF jednym ustawieniem.

Numer KSeF zapisany przy zamówieniu jest ważniejszy, niż się wydaje. Będziesz go potrzebować przy każdej korekcie, a na Allegro zwroty to codzienność.

Korekty i faktury sprzed KSeF

Korektę do faktury, która ma numer KSeF, wystawiasz w KSeF i wskazujesz ten numer. Co z fakturami wystawionymi przed wejściem w obowiązek, czyli zwykłymi PDF-ami z marca 2026 albo z zeszłego roku? Korektę też wystawiasz w KSeF, jeśli jesteś już objęty obowiązkiem. Pole z numerem KSeF faktury korygowanej zostawiasz puste, a powiązanie zapewnia numer i data faktury pierwotnej. Nie wolno wpisywać tam żadnego wymyślonego ciągu znaków. Tak rozstrzygnęła Krajowa Informacja Skarbowa w interpretacji z 20 maja 2026.

Kary: do końca 2026 spokój, potem nie

Według ustawy za błędy i faktury wystawione poza KSeF nie ma kar do 31 grudnia 2026. Od 1 stycznia 2027 urząd może nałożyć karę do 100 proc. VAT z faktury, a przy fakturach bez VAT do 18,7 proc. kwoty należności. W czerwcu 2026 ministerstwo potwierdziło tę datę w odpowiedzi na interpelację. Pojawiały się zapowiedzi dalszego przesunięcia, ale na dziś nie mają formy przepisu. Sprawdź aktualny stan, zanim na tym cokolwiek oprzesz.

Checklista przygotowania

Policz, ile brutto miesięcznie wystawiasz na fakturach z NIP. Jeśli zdarza się więcej niż 10 000 zł, przygotuj się na 1 kwietnia 2026, nie na 2027.
Uwierzytelnij firmę w KSeF (certyfikat KSeF lub token) i daj dostęp księgowemu. Zrób to, zanim będzie potrzebne, nie w dniu pierwszej faktury.
Sprawdź, czy Twój system do zamówień wysyła faktury z NIP do KSeF automatycznie i czy na PDF jest numer KSeF z kodem QR.
Ustal z księgowym, co robisz z fakturami dla konsumentów: zostają poza KSeF czy idą dobrowolnie.
Upewnij się, że NIP z zamówienia Allegro trafia do faktury bez przepisywania. Ręczne przepisywanie to główne źródło błędów.
Zachowuj numery KSeF przy zamówieniach. Przy zwrotach i korektach będą potrzebne.
Zajrzyj do KSeF po faktury kosztowe. Od 1 lutego 2026 część dostawców wysyła je tylko tam.
Zapisz w jednym miejscu, jak wystawiasz korektę do faktury sprzed KSeF: numer, data, puste pole numeru KSeF.
Jeśli jesteś poniżej progu i czekasz do 2027, ustaw przypomnienie na grudzień 2026. Rok mija szybko.

Jeśli Twój obecny system robi to wszystko, zostań przy nim. Jeśli dopłacasz za fakturowanie albo przepisujesz NIP-y ręcznie, zobacz, jak działają faktury i KSeF w Osnovia OMS i jak wygląda przeniesienie się z innego systemu. Osnovia jest darmowa, bez limitu zamówień, a KSeF jest w darmowym rdzeniu, nie w płatnym dodatku.

Zapisz się na listę oczekujących