Osnovia
Wczesny dostęp

Blog

Pierwsza sprzedaż na Kaufland i OTTO z Polski

· Zespół Osnovii, sprzedawcy z 1500 zamówień miesięcznie

Sprzedaż na Kaufland z Polski to dziś najprostsze wejście na rynek niemiecki dla małego sklepu. OTTO Market to krok dalej: większe wymagania, ale i klient, który płaci więcej. Piszemy to z pozycji firmy, która na obu platformach sprzedaje meble, obok Allegro, Temu, własnego sklepu i innych kanałów, razem około 1500 zamówień miesięcznie. Poniżej to, co sami musieliśmy załatwić, zanim poszła pierwsza paczka, i to, co dziś robi za nas system.

Zastrzeżenie: wymagania i opłaty platform zmieniają się. Podajemy stan na 18 października 2026 z linkami do źródeł na końcu. Tam, gdzie czegoś nie potwierdziliśmy u operatora, piszemy to wprost.

Co trzeba mieć, zanim zaczniesz

Niezależnie od tego, czy wybierasz Kaufland, OTTO czy obie platformy, cztery sprawy musisz załatwić po polskiej i niemieckiej stronie.

Firma, VAT i numer OSS

Obie platformy wymagają zarejestrowanej firmy z numerem VAT UE. Kaufland pisze wprost, że od sprzedawców z UE oczekuje numeru VAT kraju siedziby oraz numeru OSS. OTTO także wymaga udziału w procedurze OSS.

OSS, czyli unijna procedura One Stop Shop, pozwala rozliczać VAT od sprzedaży konsumentom w innych krajach UE przez polski urząd skarbowy. Limit, od którego VAT płacisz według stawki kraju konsumenta, to 10 tys. euro (42 tys. zł) łącznej sprzedaży do wszystkich krajów UE, liczonej w roku bieżącym i poprzednim. Rejestracja to formularz VIU-R do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, a potem kwartalna deklaracja VIU-DO. W praktyce: jeśli planujesz sprzedawać do Niemiec na poważnie, zarejestruj się do OSS przed pierwszą sprzedażą, a nie po przekroczeniu limitu.

LUCID i opakowania (VerpackG)

Niemiecka ustawa o opakowaniach dotyczy każdej firmy, która wysyła zapakowany towar do konsumenta w Niemczech, także z Polski. Twój karton, taśma i wypełnienie to opakowanie wysyłkowe podlegające obowiązkowi. Trzy kroki:

  1. Rejestracja w rejestrze LUCID (Zentrale Stelle Verpackungsregister), przed pierwszą wysyłką.
  2. Umowa z systemem dualnym, który finansuje recykling Twoich opakowań, i opłata według masy materiałów.
  3. Zgłaszanie ilości opakowań w LUCID.

Od 12 sierpnia 2026 firma bez siedziby w Niemczech musi dodatkowo wyznaczyć pełnomocnika (Bevollmächtigter) i zgłosić go w LUCID. Marketplace’y mają obowiązek sprawdzać rejestrację sprzedawców: bez numeru LUCID oferta nie może być wystawiona, a konto może zostać zablokowane.

Dla sprzedaży na Kaufland.pl i Kaufland.at są odpowiedniki: w Polsce numer BDO, w Austrii numer GLN i pełnomocnik. Sprawdź u operatora, czego wymaga przy danym kraju.

Kody EAN i teksty prawne

Każdy produkt potrzebuje ważnego kodu EAN (GTIN). Regulamin, polityka zwrotów, polityka prywatności i dane firmy muszą być w języku kraju sprzedaży, czyli po niemiecku dla Kaufland.de i OTTO.

Obsługa klienta po niemiecku

OTTO wymaga niemieckojęzycznej obsługi klienta. Kaufland oczekuje obsługi w języku kraju; materiały partnerskie mówią o odpowiedzi w ciągu 48 godzin, sprawdź to w umowie. Ktoś musi odpowiadać po niemiecku w rozsądnym czasie.

Sprzedaż na Kaufland z Polski: jedna rejestracja, kilka krajów

Kaufland Global Marketplace działa tak, że jedno konto sprzedawcy obsługuje kilka krajowych sklepów: Kaufland.de, Kaufland.cz, Kaufland.sk, Kaufland.pl i Kaufland.at, a w ostatnich latach doszły kolejne rynki, między innymi Francja, Włochy, Hiszpania i Holandia (sprawdź aktualną listę na stronie Kaufland). To duża zaleta dla małej firmy: raz wprowadzasz produkty, a Kaufland deklaruje pomoc w tłumaczeniu opisów.

Opłaty według strony Kaufland dla sprzedawców: miesięczna opłata podstawowa od 39,95 euro netto plus prowizja od każdej sprzedaży. Prowizja liczona jest od ceny brutto z kosztami wysyłki i zależy od kategorii oraz kraju; dla Kaufland.pl stawki są inne niż dla pozostałych rynków. Źródła branżowe podają przedział od 4 do 16 proc. i droższy abonament Plus około 59,95 euro, ale dokładne stawki dla swojej kategorii sprawdź w cenniku Kaufland przed rejestracją.

Z naszego doświadczenia: Kaufland jest łagodniejszy na start. Rejestracja wymaga dokumentów firmy, danych właścicieli, numeru VAT i OSS oraz konta bankowego. Po akceptacji wprowadzasz produkty z kodami EAN, ustawiasz ceny i czasy dostawy i możesz sprzedawać w kilku krajach od pierwszego dnia.

OTTO Market z Polski: tylko Niemcy i ostrzejsze warunki

OTTO Market to sprzedaż wyłącznie na otto.de. Platforma ma dość twarde wymagania wobec sprzedawców z Polski. Według strony otto.market:

  • forma prawna: spółka z o.o., spółka akcyjna lub spółka jawna z ważnym polskim numerem VAT; jednoosobowej działalności nie ma na liście,
  • udział w procedurze OSS,
  • niemieckojęzyczna obsługa klienta,
  • wysyłka z magazynu w Niemczech lub w UE (Polska się mieści),
  • zwroty przyjmowane w Niemczech lub w wybranych krajach UE, wśród nich w Polsce,
  • opłata miesięczna 99,90 euro, prowizja zależna od kategorii (źródła branżowe podają od 7 do 22 proc., sprawdź na otto.market).

Dodatkowo materiały dla sprzedawców mówią o wysyłce w 2 do 4 dni roboczych i o dopuszczonych przewoźnikach: Hermes, DHL, GLS, DPD i UPS. Dropshipping jest wykluczony. Te informacje pochodzą ze źródła pośredniego, więc potwierdź je u OTTO.

Z naszego doświadczenia: OTTO wymaga lepiej przygotowanych kart produktów i pilnuje terminów. Numer przesyłki musi wrócić na platformę szybko, bo klient OTTO widzi status i oczekuje przewidywalności.

Kaufland vs OTTO: różnice w jednej tabeli

Kaufland Global Marketplace OTTO Market
Rynki DE, CZ, SK, PL, AT i kolejne z jednego konta tylko otto.de
Opłata miesięczna od 39,95 euro netto 99,90 euro
Prowizja wg kategorii i kraju, od ceny brutto z wysyłką wg kategorii
Forma prawna z Polski firma z VAT UE (sprawdź wymagane dokumenty) Sp. z o.o., S.A. lub Sp. j.
OSS wymagany numer OSS wymagany
Obsługa klienta w języku kraju po niemiecku
Zwroty sprawdź u operatora DE lub wybrane kraje UE, w tym Polska
Start dla małej firmy łatwiejszy trudniejszy, większe wymagania

Logistyka do Niemiec z Polski

Paczki do Niemiec nadajemy z Polski przez DPD i DHL. Oba kanały dają numer śledzenia, który system odsyła na platformę. Trzy rzeczy, których nauczyliśmy się w praktyce:

  1. Czas dostawy w ofercie musi być realny. Platforma liczy go od momentu zamówienia, nie od nadania. Jeśli paczka do Niemiec idzie 2 do 3 dni, a pakujesz następnego dnia, wpisz czas z zapasem.
  2. Adres zwrotów. OTTO dopuszcza zwroty do Polski, co dla małej firmy jest ulgą. Przy Kaufland sprawdź warunki w umowie. Jeśli zwroty mają wracać do Niemiec, potrzebujesz partnera z adresem w DE, a to koszt.
  3. Opakowanie to LUCID. Każdy karton wysłany do Niemiec liczy się do ilości zgłaszanych w LUCID. Waż opakowania i prowadź ewidencję od pierwszej paczki.

Faktury z VAT niemieckim

Po przekroczeniu limitu 10 tys. euro (albo od razu, jeśli dobrowolnie wybierzesz OSS) faktura dla konsumenta w Niemczech musi mieć niemiecką stawkę VAT (podstawowa to dziś 19 proc., sprawdź aktualną). VAT ten płacisz w euro przez OSS, rozliczając kwartalnie w Polsce. Ręczne pilnowanie, który klient jest z Niemiec, który z Austrii, a który z Czech, przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie nie ma szans działać. To jedno z pierwszych miejsc, gdzie system jest potrzebny, a nie tylko wygodny.

Co robi za Ciebie system do obsługi zamówień

W Osnovia OMS mamy Kaufland i OTTO wśród kanałów od początku, bo sami tam sprzedajemy. W praktyce system:

  • pobiera zamówienia z Kaufland i OTTO na jedną listę razem z Allegro, Temu i sklepem,
  • tworzy etykietę DPD lub DHL z adresu zamówienia, bez przepisywania,
  • odsyła numer nadania na platformę od razu po wydruku etykiety,
  • wystawia fakturę ze stawką VAT kraju konsumenta i zbiera dane pod deklarację OSS,
  • zmienia statusy i pilnuje terminów wysyłki,
  • obsługuje etykiety zwrotne DHL.

Automatyzacje działają w schemacie zdarzenie, warunek, akcja. Przykład: zamówienie opłacone, kanał Kaufland, kraj Niemcy, więc etykieta DHL i faktura z VAT niemieckim. Więcej o tym, co jest w systemie, na stronie Osnovia OMS. Jeśli przychodzisz z BaseLinkera lub Apilo, migracja jest pierwszym krokiem po zalogowaniu. Ile kosztuje obsługa zamówień bez systemu, policzyliśmy w osobnym tekście.

Lista kontrolna przed pierwszą sprzedażą

  1. Czynny VAT UE i rejestracja do OSS (formularz VIU-R).
  2. Rejestracja w LUCID, umowa z systemem dualnym, pełnomocnik w Niemczech.
  3. Kody EAN dla wszystkich produktów.
  4. Regulamin, polityka zwrotów i dane firmy po niemiecku.
  5. Osoba lub narzędzie do odpowiadania klientom po niemiecku.
  6. Umowa z kurierem na paczki do Niemiec (DPD lub DHL) i dane do API.
  7. Decyzja o adresie zwrotów: Polska czy Niemcy.
  8. System, który odsyła numery nadania i wystawia faktury z VAT kraju konsumenta.
  9. Policzony koszt: opłata miesięczna, prowizja, LUCID, transport, zwroty.

Formalności jest sporo, ale większość załatwiasz raz. Codzienna praca, czyli zamówienia, etykiety, numery nadania i faktury, powinna dziać się sama.

Zamknięta beta Osnovia OMS rusza zimą 2026/27. Jeśli planujesz sprzedaż na Kaufland lub OTTO, zapisz się i napisz nam o tym przy zapisie.

Zapisz się na listę oczekujących

Źródła

Wczesny dostęp

Zapisz się, zanim ruszy beta

Pierwsze firmy wchodzą zimą 2026/27. Pomożemy przenieść dane i ustawić wszystko za rękę. Bez opłat, teraz i później.

Bez spamu. Jeden e-mail, gdy ruszy beta, i możliwość rezygnacji w każdej chwili.