Blog

Migracja z BaseLinkera bez utraty historii: checklista

18 października 2026 · Zespół Osnovii, sprzedawcy z 1500 zamówień miesięcznie

Jeśli szukasz hasła „migracja z BaseLinker”, to najpewniej nie dlatego, że system przestał działać. Raczej rachunek urósł, a Ty chcesz sprawdzić, czy wyjście jest w ogóle realne. Jest, pod jednym warunkiem: że nie zrobisz tego w jeden wieczór i nie stracisz po drodze historii. Ten tekst to checklista. Spisaliśmy ją na podstawie własnych przeprowadzek i rozmów ze sprzedawcami, którzy przechodzili to przed Tobą. Dotyczy wyjścia z BaseLinkera (dziś Base) do dowolnego systemu, nie tylko do Osnovii.

Zanim zaczniesz: co Base trzyma i jak długo

Najważniejsza liczba w całej migracji to okres przechowywania danych. Według cennika Base plan Freemium przechowuje dane przez 6 miesięcy, plan Business przez 24 miesiące. W darmowym planie zamówienia starsze niż pół roku mogą więc nie być już dostępne do eksportu. Zwroty i reklamacje przychodzą dłużej, a dokumenty podatkowe trzeba przechowywać co najmniej 5 lat. Dlatego eksport archiwum jest krokiem pierwszym, nie ostatnim.

Druga sprawa: historia zamówień w systemie to nie to samo co dokumenty księgowe. Faktury masz obowiązek przechowywać niezależnie od tego, w jakim narzędziu je wystawiłeś. Jeśli dotąd „przechowywaniem” było to, że są w BaseLinkerze, migracja to dobry moment, żeby to naprawić.

Checklista migracji

Krok	Co zrobić	Kiedy
1	Eksport zamówień z całego dostępnego okresu do CSV	przed czymkolwiek innym
2	Pobranie faktur w PDF i rejestru sprzedaży do Excela	razem z krokiem 1
3	Zapisanie numerów KSeF wystawionych faktur, jeśli stary system je wysyłał	razem z krokiem 2
4	Eksport produktów (SKU, EAN, stany, ceny)	przed importem
5	Wygenerowanie klucza API w Base i import do nowego systemu	pierwszy dzień w nowym systemie
6	Ustawienie numeracji faktur z właściwym numerem startowym	przed pierwszą fakturą w nowym systemie
7	Podpięcie kurierów własnymi danymi z umowy	przed pierwszą etykietą
8	Spisanie i odtworzenie automatyzacji oraz szablonów wiadomości	przed podłączeniem kanałów
9	Dzień próbny z równoległą pracą obu systemów	przed wyłączeniem starego
10	Wyłączenie pobierania zamówień i synchronizacji stanów w Base	po udanym dniu próbnym
11	Zachowanie archiwum poza obydwoma systemami	na stałe

Poniżej każdy krok trochę szerzej.

Kroki 1 do 4: eksport archiwum

W Base zamówienia eksportujesz z poziomu listy zamówień (Zamówienia, Wydruki i eksporty, eksport do CSV). Ustaw najszerszy dostępny zakres dat i zapisz plik w dwóch miejscach. Jeśli lista jest długa, eksportuj miesiąc po miesiącu i sprawdź, czy liczba wierszy zgadza się z liczbą zamówień w podsumowaniu.

Faktury pobierasz zbiorczo w PDF z listy faktur, a zestawienie wystawionych dokumentów eksportujesz do Excela z rejestru sprzedaży. Te dwa pliki razem są Twoim archiwum księgowym. Numery, daty, kwoty i NIP-y kontrahentów muszą być w nim komplet.

Numery KSeF to osobny punkt, często pomijany. Jeśli stary system wysyłał faktury do KSeF, każda z nich ma numer nadany przez ministerstwo. Przy korekcie będziesz go potrzebować, a nowy system go nie zna. Upewnij się, że numer KSeF jest w eksporcie faktur. Jeśli nie, zapisz go osobno.

Produkty eksportujesz z magazynu Base do CSV (Produkty, Import/Eksport). Zwróć uwagę na SKU i EAN, bo po nich nowy system połączy zamówienia z produktami. Zapisz też stany i ceny na dzień eksportu, przyda się do kontroli po imporcie.

Krok 5: klucz API i import

Klucz API generujesz w Base po kliknięciu swojego imienia w prawym górnym rogu: Moje konto, zakładka API, nazwa aplikacji, „Generuj token”. Klucz skopiuj od razu. To zwykły ciąg znaków, który pozwala innemu programowi czytać Twoje dane. Po zakończonej migracji usuń go w Base.

W Osnovia OMS import to pierwszy ekran po zalogowaniu. Wskazujesz, skąd przychodzisz (Base lub Apilo), wklejasz klucz i system pobiera produkty oraz historię zamówień. Dopiero potem podpinasz kanały sprzedaży i kurierów. Po imporcie zrób trzy porównania: liczba zamówień za ostatni pełny miesiąc, liczba produktów, suma sprzedaży za ostatni kwartał. Jeśli liczby się zgadzają, idź dalej. Jeśli nie, szukaj przyczyny teraz, nie po wyłączeniu starego systemu. Więcej o tym, jak to wygląda, na stronie migracji.

Krok 6: numeracja faktur

Numeracja faktur musi być ciągła w obrębie roku i serii. Najprostszy moment na zmianę systemu to pierwszy dzień roku: zaczynasz od numeru 1 i nie ma o czym myśleć. Jeśli zmieniasz w trakcie roku, masz dwie bezpieczne drogi. Pierwsza: nowy system kontynuuje starą numerację od następnego wolnego numeru. Druga: nowy system dostaje własną serię, na przykład z innym prefiksem, a stara seria zostaje zamknięta na ostatnim numerze.

W obu wariantach obowiązuje jedna zasada: od dnia przełączenia faktury wystawia tylko jeden system. Dwa systemy wystawiające równolegle to zdublowane numery, a jeśli oba wysyłają do KSeF, bałagan, którego potem nie da się cofnąć. Zapisz datę i godzinę przełączenia oraz ostatni numer ze starego systemu.

Krok 7: kurierzy

Umowa z kurierem jest Twoja, nie systemu. Do nowego narzędzia potrzebujesz tych samych danych, które kiedyś wpisałeś do Base: loginu, klucza lub numeru klienta z panelu kuriera. Jeśli ich nie pamiętasz, znajdziesz je w umowie lub u opiekuna handlowego kuriera, nie w Base. Sprawdź wcześniej, czy nowy system obsługuje Twojego kuriera i Twój typ umowy. Osnovia ma dziś DPD i DHL; InPost jest w przygotowaniu. Jeśli wysyłasz przez brokera, to osobna integracja, nie umowa z kurierem.

Krok 8: automatyzacje i szablony

Automatyzacje nie przenoszą się między systemami. Zanim wyłączysz Base, otwórz listę akcji automatycznych i spisz każdą w jednym zdaniu: „po opłaceniu zmień status na do wysyłki, wystaw fakturę, wyślij wiadomość nr 3”. Skopiuj treści wiadomości do klientów, szablony faktur i etykiet, a także dane firmy, konta bankowe i stawki VAT per kanał. Odtworzenie wszystkiego zajmuje zwykle godzinę lub dwie. Bez listy coś umknie i wyjdzie przy pierwszym zdenerwowanym kliencie.

Kroki 9 i 10: okres równoległy

Nie wyłączaj Base w dniu, w którym włączasz nowy system. Zrób co najmniej jeden dzień próbny, lepiej trzy. W tym czasie zamówienia wpadają do obu systemów, ale etykiety i faktury wychodzą tylko z nowego. Porównuj wieczorem: czy każde zamówienie z Allegro i ze sklepu jest w nowym systemie, czy statusy wróciły do marketplace’u, czy stany magazynowe się zgadzają.

Dwie rzeczy mogą w tym czasie gryźć się między systemami. Synchronizacja stanów: jeśli oba systemy wysyłają stany do Allegro, będą się nawzajem nadpisywać. Wyłącz ją w Base pierwszego dnia próby. Statusy zamówień: jeśli oba systemy zmieniają status na marketplace’ie, klient dostanie sprzeczne komunikaty. Po udanej próbie odłączasz w Base pobieranie zamówień, a konto zostawiasz na czas potrzebny do odczytu archiwum.

Co zrobić z korektami do starych faktur

To pytanie wraca w każdej migracji, bo zwroty przychodzą tygodniami po sprzedaży. Korektę wystawiasz w nowym systemie, wskazując numer i datę faktury pierwotnej ze starego. Nie potrzebujesz do tego starego systemu, potrzebujesz archiwum z kroku 2.

Jeśli faktura pierwotna była w KSeF, korekta też idzie do KSeF i wskazuje jej numer KSeF. Dlatego krok 3 jest ważny. Jeśli faktura pierwotna była wystawiona poza KSeF, przed wejściem w obowiązek, korektę i tak wystawiasz w KSeF, o ile jesteś już objęty obowiązkiem, a pole numeru KSeF faktury korygowanej zostawiasz puste. Powiązanie zapewnia numer i data faktury pierwotnej. Tak rozstrzygnęła Krajowa Informacja Skarbowa w interpretacji z 20 maja 2026. Nie wpisuj tam nic „na siłę”. Więcej o KSeF w codziennej pracy sprzedawcy piszemy w osobnym tekście.

Ile to trwa

Z doświadczenia, dla sklepu z kilkuset zamówieniami miesięcznie i jednym kurierem: eksporty i porządki w archiwum to wieczór, import i porównanie liczb godzina, kurierzy i automatyzacje dwie godziny, dzień próbny to dzień normalnej pracy z dodatkowym sprawdzeniem wieczorem. To szacunek, nie obietnica. Sklepy z wieloma seriami faktur, kilkoma magazynami lub własnymi integracjami potrzebują więcej.

Jeśli po przeczytaniu nadal uważasz, że zostajesz w Base, to w porządku. Celem tej listy jest to, żeby decyzja była Twoja, a nie wynikała ze strachu przed przeprowadzką. Co dostajesz w Osnovia OMS i czego jeszcze nie ma, opisaliśmy na stronie produktu, a porównanie z BaseLinkerem, Apilo i Sellasist w osobnym tekście.

Zapisz się na listę oczekujących